Process Mining: Versteckte Potenziale in Geschäfts-prozessen heben mit Celonis als Praxisbeispiel

Einleitung

Täglich laufen in Unternehmen unzählige Geschäftsprozesse über verschiedenste Systeme hinweg ab: Bestellungen werden erfasst, Aufträge freigegeben, Waren produziert, Rechnungen erstellt. Diese Abläufe bilden das Rückgrat operativer Leistungsfähigkeit – doch in der Praxis entsprechen sie oft nicht dem idealisierten Sollzustand. Abweichungen, Ineffizienzen und unerwartete Prozessvarianten sind an der Tagesordnung.

Gerade hier setzt Leading Lights an: Als erfahrene Beratung unterstützen wir Unternehmen dabei, mit modernen Process-Mining-Methoden wie Celonis Transparenz in ihre Prozesse zu bringen, Optimierungspotenziale aufzudecken und nachhaltige Verbesserungen umzusetzen. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage, um sich gezielt von Wettbewerbern abzuheben, Kundenerlebnisse zu verbessern und Ressourcen optimal zu nutzen.

Genau an diesem Punkt setzt Process Mining an. Die Technologie ermöglicht es Prozesse so zu sehen, wie sie tatsächlich ablaufen – auf Basis echter Daten. Unternehmen gewinnen dadurch eine transparente, objektive und ganzheitliche Sicht auf ihre Prozesse. Darüber hinaus erlaubt Process Mining Abweichungen, Engpässe und Verbesserungspotenziale gezielt zu identifizieren, sodass Unternehmen ihre Abläufe optimieren, effizienter gestalten und echte Wettbewerbsvorteile erzielen können.
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Ausgangssituation: Komplexe Prozesslandschaften in Unternehmen

In vielen Organisationen sind Prozesslandschaften über Jahre hinweg gewachsen. Unterschiedliche Systeme – etwa ERP-, CRM- oder individuelle IT-Lösungen – bilden einzelne Prozessschritte ab. Diese Teilprozesse greifen ineinander, jedoch ist die daraus entstehende Prozesskette selten durchgängig sichtbar.

Es entstehen Silos, Medienbrüche und manuelle Workarounds. Selbst gut dokumentierte Sollprozesse weichen häufig deutlich vom tatsächlichen Ablauf ab. Prozesse „leben“ – sie verändern sich durch neue Anforderungen, individuelle Arbeitsweisen oder Ad-hoc-Entscheidungen.

Klassische Analysemethoden wie Workshops oder Interviews stoßen schnell an ihre Grenzen, denn sie liefern oft nur fragmentarische, subjektive Eindrücke – nicht die vollständige, datengestützte Realität. Für Verantwortliche ist es dadurch kaum möglich, einen vollständigen Überblick zu behalten oder gezielt an den richtigen Stellschrauben zu drehen.
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Die Herausforderung: Fehlende Transparenz und ihre Folgen

Wenn Prozesse nicht klar sichtbar sind, bleiben mögliche Ineffizienzen im Verborgenen. Entscheidungen werden oft nach Bauchgefühl getroffen, nicht auf Grundlage objektiver Daten. Das führt gleich zu mehreren Problemen:

• Versteckte Prozesskosten durch Schleifen, Abhängigkeiten, doppelte Arbeitsschritte oder manuelle Umgehungen.
• Verlust an Steuerungsfähigkeit, weil operative Führung ohne Echtzeitinformationen agiert.
• Compliance-Risiken, wenn Abweichungen von Regeln nicht erkannt werden.
• Verpasste Automatisierungspotenziale, weil unklare Prozesslandschaften eine gezielte Identifikation geeigneter Use Cases verhindern.

In Summe entstehen daraus nicht nur Effizienzverluste, sondern auch strategische Risiken: Wer seine Prozesse nicht kennt, kann sie weder optimieren noch erfolgreich digital transformieren.

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Die Lösung: Process Mining als Game Changer

Process Mining bietet einen neuen, datengetriebenen Blick auf Unternehmensprozesse. Statt sich auf Annahmen oder Einzelinterviews zu stützen, wertet die Methode digitale Spuren systematisch aus, die jede Aktivität in IT-Systemen hinterlässt. Diese Event Logs bilden die Grundlage, um Prozesse End-to-End faktenbasiert zu rekonstruieren.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Transparenz in Echtzeit über den tatsächlichen Prozessverlauf.
• Erkennung von Varianten, Engpässen und Abweichungen, die in klassischen Analysen verborgen bleiben.
• Gezielte Optimierung auf Basis objektiver Daten statt subjektiver Wahrnehmung.
• Kontinuierliches Monitoring, um Verbesserungen nachhaltig zu verankern und Compliance sicherzustellen.

Process Mining wird damit zum strategischen Werkzeug, das operative Exzellenz und Digitalisierung entscheidend beschleunigt.

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Celonis: Process Intelligence in der Praxis

Um das volle Potenzial von Process Mining auszuschöpfen, braucht es leistungsfähige Plattformen, die Datenintegration, Analyse und Automatisierung nahtlos verbinden. Celonis hat sich hier als einer der führenden Anbieter etabliert.

Die Celonis Process Intelligence Platform verfolgt ein klares Ziel: Geschäftsprozesse sichtbar machen, Ineffizienzen aufdecken, gezielt optimieren und Optimierungen messbar nachzuvollziehen. Dafür kombiniert sie Datenintegration, intelligente Analysefunktionen und Automatisierungsmechanismen in einer zentralen ineinandergreifenen Lösung.

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Datenintegration: Die Grundlage für Transparenz

Der erste und wichtigste Schritt im Process Mining besteht darin, alle relevanten Datenquellen zu erfassen und in einem konsistenten Datenmodell zusammenzuführen. Auf dieser Basis werden präzise Analysen und fundierte Entscheidungen überhaupt erst möglich. Celonis bietet hierfür ein flexibles ETL-Framework (Extract, Transform, Load), mit dem sich einerseits über vorgefertigte Konnektoren Systeme wie SAP, Salesforce, Jira und viele weitere anbinden lassen. Andererseits unterstützt die Plattform auch die Integration individueller IT-Lösungen über standardisierte Schnittstellen wie SQL, HTTP oder Kafka.

Die erfassten Daten werden in ein einheitliches Datenmodell überführt, das aus Aktivitätstabellen (Event Logs), Falltabellen (Case Tables) und Metadaten besteht. Celonis stellt dafür eine integrierte Umgebung bereit, in der sich die notwendigen Datentransformationen über No-Code- oder Low-Code-Konfigurationen umsetzen lassen. So entsteht eine robuste, konsistente Datenbasis, die das Fundament für alle weiteren Analysen und Optimierungen bildet.

Celonis unterstützt sowohl die Verarbeitung von Echtzeitdaten zur unmittelbaren Überwachung, Fehleranalyse und Prozessautomatisierung als auch den Import vollständiger Datensätze über längere Zeiträume. Diese werden als umfangreiches Objektmodell geladen und ermöglichen eine tiefgehende Analyse von Prozessen aus unterschiedlichen Perspektiven.

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Prozessanalyse und -optimierung: Vom Datenmodell zu handfesten Erkenntnissen

Auf Basis des Datenmodells lassen sich Prozesse in Celonis umfassend analysieren. So werden tatsächliche Abläufe transparent, Abweichungen sichtbar und deren Auswirkungen messbar. Auf dieser Grundlage können Optimierungen gezielt geplant und bewertet werden.

Ein zentrales Element der Analyse ist der Aufbau eines Knowledge Models. In diesem Modell werden unternehmensspezifische Kennzahlen und Filterlogiken abgeleitet, die dann als Grundlage für weitere Analysewerkzeuge dienen. So wird sichergestellt, dass alle Auswertungen auf einheitlichen KPIs basieren und konsistent interpretiert werden können.

Darauf aufbauend können interaktive Dashboards für operative und strategische Entscheidungsfindung erstellt werden. Mithilfe flexibler Filter- und Drilldown-Funktionen lassen sich spezifische Teilmengen – etwa bestimmte Produktgruppen, Regionen oder Prozessvarianten – gezielt betrachten. So wird sichtbar, wie sich einzelne Prozessbestandteile auf zentrale Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Termintreue oder Umsatz auswirken. Verantwortliche können Engpässe oder Abweichungen dadurch präzise isolieren und faktenbasiert priorisieren.

Für den Abgleich zwischen definiertem Soll-Prozess und tatsächlichem Ist-Prozess steht der Process Adherence Manager zur Verfügung (siehe Kapitel 9). Er zeigt Lücken, Abweichungen und unerwartete Prozesspfade auf und macht sichtbar, wie sich diese auf definierte KPIs auswirken.

Zusätzlich stehen KI-gestützte Analysefunktionen zur Verfügung, insbesondere über den Insight Explorer. Dieser kann problematische Prozessvarianten automatisch identifizieren, deren Auswirkungen auf relevante Kennzahlen berechnen und konkrete Verbesserungsvorschläge generieren. Auf diese Weise lassen sich Optimierungspotenziale deutlich schneller und gezielter erkennen als mit klassischen Methoden.

Mit Process Copilot bietet Celonis eine intuitive Möglichkeit, direkt mit den Prozessdaten zu arbeiten. Über eine Chatoberfläche können Anwender Fragen an das Datenmodell stellen, Analysen anstoßen oder neue Dashboards, Diagramme, Tabellen und Kennzahlen per Texteingabe erstellen. Dadurch wird der Zugriff auf komplexe Auswertungen erleichtert, auch für Fachbereiche ohne tiefgehendes technisches Wissen. Analysen, die zuvor aufwendig manuell konfiguriert werden mussten, lassen sich so schnell und flexibel generieren.

Auf diese Weise entsteht ein umfassendes Bild des tatsächlichen Prozessgeschehens, das nicht nur Schwachstellen sichtbar macht, sondern auch konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen liefert – die im Folgenden direkt umgesetzt werden können.

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Automatisierung und Monitoring: Von der Erkenntnis zur Umsetzung

Ein entscheidender Vorteil von Celonis liegt in der engen Verknüpfung von Analyse und Umsetzung. Dadurch lassen sich mit einer einzigen Plattform nicht nur Prozesse analysieren, sondern auch konkrete Verbesserungen anstoßen – sowohl in Form von Automatisierungen innerhalb von Celonis als auch durch Maßnahmen außerhalb der Plattform, etwa Anpassungen von Geschäftsprozessen. Deren Wirkung kann anschließend systematisch bewertet werden. Analyse, Maßnahmenableitung, Ausführung und Erfolgsmessung greifen dabei nahtlos ineinander.

Mit den Action Flows können auf Basis der Analyseergebnisse Workflows definiert und mit externen Systemen verbunden werden. So lassen sich beispielsweise bei bestimmten Ereignissen automatisch Aufgaben anlegen, Benachrichtigungen versenden oder Folgeprozesse anstoßen. Diese Automatisierungen können sowohl zeitgesteuert als auch in Echtzeit erfolgen und ermöglichen es, identifizierte Verbesserungspotenziale unmittelbar in operative Abläufe zu überführen.

Der Transformation Hub ergänzt diesen Ansatz um eine strukturierte Steuerungs- und Erfolgsmessungsebene. Hier werden erwartetes Verhalten und Nutzen – etwa verbesserte Lieferzeiten oder Kosteneinsparungen – definiert, Optimierungsinitiativen priorisiert und deren Umsetzung transparent nachverfolgt. Zudem lassen sich erzielte Effekte quantifizieren und mit den ursprünglich identifizierten Potenzialen abgleichen. So wird nachvollziehbar, welche Maßnahmen tatsächlich Wirkung entfalten.

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Deep Dive: Process Adherence Manager

Ein zentrales Werkzeug innerhalb von Celonis ist der Process Adherence Manager, mit dem sich definierte Sollprozesse systematisch mit den tatsächlich gelebten Abläufen vergleichen lassen. Auf diese Weise wird sichtbar, an welchen Stellen Prozesse von den gewünschten Pfaden abweichen und wie sich diese Abweichungen auf die Performance auswirken.

Zunächst wird ein Sollprozess modelliert – beispielsweise in BPMN – und festgelegt, welche Prozesspfade erwünscht und welche unerwünscht sind. Anschließend analysiert der Process Adherence Manager, wie häufig tatsächliche Abläufe von diesen Vorgaben abweichen. Dabei werden unerwartete Pfade, ausgelassene Schritte oder Schleifen automatisch erkannt und hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf zentrale Kennzahlen wie Durchlaufzeiten oder Termintreue ausgewertet.

Das Tool ermöglicht so eine detaillierte Soll-Ist-Analyse, die über eine reine Prozessvisualisierung hinausgeht. Abweichungen werden nicht nur identifiziert, sondern in ihrer Relevanz quantifiziert und dadurch gezielt adressierbar gemacht. Unternehmen können auf dieser Grundlage klar nachvollziehen, wo Prozessabweichungen auftreten, wie stark sie sich auswirken und an welchen Stellen Maßnahmen am wirksamsten ansetzen.

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Fazit und Ausblick

Process Mining ist ein mächtiges Instrument, um Unternehmensprozesse sichtbar, effizient und steuerbar zu machen. Es schafft die Grundlage, um operative Exzellenz datenbasiert zu erreichen – weit über das hinaus, was klassische Prozessanalysen leisten können.

Mit Celonis steht eine Plattform zur Verfügung, die diesen Ansatz ganzheitlich umsetzt: von der Datenintegration über die Analyse bis hin zur Automatisierung. Unternehmen können dadurch:

• Ineffizienzen messbar reduzieren,
• Compliance sicherstellen,
• Automatisierungspotenziale identifizieren und nutzen,
• und ihre Prozesse strategisch steuern.‍

Leading Lights begleitet Euch auf diesem Weg – von der ersten Potenzialanalyse über die Implementierung bis zur nachhaltigen Verankerung von Process Mining in Eurem Unternehmen. Gemeinsam entwickeln wir eine individuelle Process-Intelligence-Strategie, die echte, messbare Ergebnisse liefert.

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Ihr möchten wissen, wie Process Mining auch in Eurem Unternehmen verborgenes Potenzial heben kann?

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Kontaktiert uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch – wir freuen uns darauf, Euch auf Eurem Weg zur operativen Exzellenz zu unterstützen!