Einleitung

IT-Landschaften in Unternehmen sind selten das Ergebnis eines klaren Masterplans. Vielmehr sind sie über Jahre, manchmal Jahrzehnte, organisch gewachsen. Neue Abteilungen, Anforderungen oder Technologien – und jedes Mal kommt etwas hinzu: ein Tool hier, ein System dort, ein temporärer Workaround, der dann doch bleibt. Was so entsteht, ist keine saubere Architektur, sondern ein Ökosystem aus Anwendungen, Schnittstellen und Abhängigkeiten was oft kaum noch durchschaubar ist. Für viele Unternehmen ist diese gewachsene Komplexität deswegen längst zum Bremsklotz geworden.  

Gleichzeitig wächst der Druck: IT-Kosten müssen sinken, Modernisierungen stehen an, regulatorische Anforderungen steigen und Fachbereiche erwarten schnelle, flexible Lösungen.
Kurz: Die Anforderungen an IT und Business sind so hoch wie nie aber die Basis, auf der Entscheidungen getroffen werden, ist oft erstaunlich wackelig.

Hier setzten wir von Leading Lights mit unserem Partner Ardoq und seinem Application Portfolio Management (APM) Tool an: APM ist der Schlüssel, um Ordnung in die gewachsene IT-Landschaft zu bringen, dauerhaft Transparenz zu schaffen und Entscheidungen datenbasiert zu treffen.  

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Situation: Ein Flickenteppich aus Anwendungen

Wer heute in mittelgroße oder große Unternehmen blickt, findet oft dasselbe Bild: eine heterogene Anwendungslandschaft, entstanden über viele Jahre hinweg mit unterschiedlichen Technologien und Anbietern, überlappenden Funktionen und einer Dokumentation, die häufig verstreut in Wiki-Seiten, Dokumenten oder in den Köpfen einzelner Mitarbeiter existiert.

In der Praxis bedeutet das:

• Niemand weiß genau, wie viele Anwendungen es eigentlich gibt.
• Viele Systeme erfüllen ähnliche Aufgaben, ohne dass es jemand merkt.
• Lizenzen werden doppelt bezahlt oder nicht genutzt.
• Abhängigkeiten zwischen Systemen sind unklar.

Die Folgen können enorm sein: Studien zeigen, dass Unternehmen im Schnitt 20 bis 30 % mehr Anwendungen betreiben, als sie tatsächlich benötigen. Abgesehen von den Unkosten verlangsamt dies Prozesse, erschwert Modernisierungen und erhöht die Sicherheitsrisiken.

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Complication: Fehlender Überblick, steigende Risiken

Wenn der Überblick fehlt, ist jede Entscheidung ein Blindflug: Ein Projekt zur Ablösung eines Altsystems kann unbemerkt Abhängigkeiten zerstören, eine Cloud-Migration läuft ins Leere, weil niemand weiß, welche Altanwendung noch daran hängt - diese und ähnliche Unsicherheiten können zu drei zentralen Problemen führen:

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1. Hohe Kosten und technische Schulden

Überflüssige Anwendungen, doppelte Lizenzen oder ungenutzte Systeme treiben die Betriebskosten nach oben. Außerdem kann sich im Laufe der Zeit ein massiver Berg technischer Schulden ansammeln: alte Technologien, manuelle Prozesse, fehlende Standards. Das Ergebnis: Die IT wird zum Kostentreiber statt zum Enabler.

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2. Geringe Agilität

Wenn jedes Vorhaben erst mit mühsamer Analyse der Abhängigkeiten beginnt, verliert man an Geschwindigkeit: Teams werden vorsichtig und Innovationen stocken, weil niemand das Risiko tragen will, ein wichtiges System unbeabsichtigt zu destabilisieren.
Die IT wird zur „Black Box“ und die Organisation verliert ihre Anpassungsfähigkeit.

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3. Fehlende Datengrundlage für Entscheidungen

In vielen Unternehmen werden Entscheidungen immer noch auf Basis von Bauchgefühl, Excel-Sheets oder veralteten Inventarlisten getroffen. Das mag im Kleinen funktionieren aber in einem komplexen System mit Hunderten Anwendungen kann es unweigerlich zu Fehlentscheidungen führen.

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Resolution: Transparenz durch Application Portfolio Management

Application Portfolio Management (APM) ist der Ansatz, um all diese Probleme lösen zu können. Hierbei wird das gesamte Anwendungsportfolio erfasst, bewertet und gesteuert und zwar datenbasiert, nachvollziehbar und kontinuierlich.

Ein gutes APM sollte folgende zentrale Fragen beantworten:

• Welche Anwendungen gibt es im Unternehmen?
• Wofür werden sie genutzt und von wem?
• Welche Kosten, Risiken und Abhängigkeiten bestehen?
• Welche Systeme sind kritisch, redundant oder veraltet?

Sobald diese Fragen geklärt sind, können Unternehmen beginnen, ihr Portfolio aktiv zu gestalten statt es nur zu verwalten.

Der Nutzen in Zahlen

Unternehmen, die APM systematisch betreiben, erzielen messbare Erfolge:

• 15–30 % Kostensenkung durch Konsolidierung und Lizenzoptimierung ‍
• Reduktion technischer Schulden, indem Altanwendungen gezielt abgelöst werden ‍
• Bessere Entscheidungsqualität durch aktuelle, verknüpfte Daten ‍
• Beschleunigte Transformation, weil Risiken und Abhängigkeiten sichtbar sind

APM ist also die Voraussetzung, um Modernisierung, Cloud-Migration oder Innovationsprojekte sicher und effizient umzusetzen.  
Transparenz ist jedoch keine einmalige Aufgabe: Sie muss gepflegt, aktualisiert und in die Organisation integriert werden. Damit APM also langfristig funktioniert, braucht es ein Tool, das Daten dynamisch verknüpft, Zusammenhänge sichtbar macht und mit der Organisation wächst. Wir von Leading Lights unterstützen Euch als Sparrings Partner, damit ein nachhaltiger Prozess etabliert wird.

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Nachhaltiges APM: Wie behalten wir das Ganze im Griff?

Hier kommt Ardoq ins Spiel: Ardoq ist keine einfache Datenbank für Anwendungen, sondern eine lebendige Plattform für Enterprise Architecture Management (EAM), welche technische Informationen, Geschäftsprozesse und strategische Ziele zu einem dynamischen Gesamtbild verbindet, quasi einem digitalen Zwilling der Organisation.

Anstatt statischer Tabellen oder Diagramme entsteht in Ardoq ein interaktives Netzwerk aus Anwendungen, Prozessen, Daten und Verantwortlichkeiten.
Hier muss der entscheidende Schritt gemacht werden: APM darf nicht nur dokumentiert werden, sondern gelebt.

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1. Automatische Datensammlung und Integration

Ardoq lässt sich nahtlos mit bestehenden Systemen verbinden – von CMDBs über Cloud-Plattformen bis hin zu HR- oder Finanzsystemen.
Informationen werden so automatisch synchronisiert, aktuell gehalten und zentral verfügbar gemacht.

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2. Beziehungen sichtbar machen

Eine der größten Stärken von Ardoq liegt in der Visualisierung von Beziehungen.
Statt statischer Diagramme zeigt die Plattform, wie Anwendungen miteinander verknüpft sind, welche Prozesse sie unterstützen und welche Daten sie nutzen, was völlig neue Perspektiven erlaubt:
Welche Systeme hängen an einer kritischen Anwendung?
Welche Risiken entstehen, wenn sie ersetzt wird?
Welche Business Capabilities wären betroffen?

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3. Fachbereiche aktiv einbinden

Enterprise Architecture funktioniert nur, wenn sie im Unternehmen verankert ist.
Ardoq bietet dafür Collaboration-Funktionen wie interaktive Surveys und Dashboards, mit denen Fachbereiche selbst Informationen beitragen können.
So bleibt das Modell aktuell, und die Verantwortung für Datenqualität wird geteilt.

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4. Entscheidungen nachvollziehbar machen

Jede Änderung, jede Konsolidierung, jede Modernisierung kann in Ardoq simuliert werden: mit Impact-Analysen und Szenario-Modellen wird sichtbar, welche Systeme, Prozesse oder Teams betroffen sind.
Entscheidungen werden dadurch transparent und Risiken lassen sich quantifizieren.

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5. Ardoq als strategisches Steuerungsinstrument

Mit Ardoq entsteht ein digitaler Zwilling der Organisation: Ein lebendiges Modell, das zeigt, was man hat, warum es existiert und wie es strategisch genutzt werden kann.

Das ist gerade in Zeiten von Cloud-Transformation, KI-Integration und steigenden Sicherheitsanforderungen unerlässlich, da man ohne diese Sicht im Blindflug steuert.  

Und Das Beste: Ardoq wächst mit: Neue Use Cases, Frameworks und Governance-Prozesse lassen sich flexibel integrieren und skalieren.  

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Fazit und Ausblick

Wir bei Leading Lights freuen uns, Ardoq als starken Partner in unserem Portfolio zu haben. Gemeinsam unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Architektur transparent, sicher und zukunftsfähig zu gestalten. Mit Best Practices, Methodenkompetenz und umfassender Tool-Erfahrung sorgen wir dafür, dass Ardoq nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch erfolgreich verankert wird – für nachhaltigen Erfolg und eine zukunftsfähige IT-Landschaft.

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Ein modernes Application Portfolio Management ist dabei weit mehr als ein Inventarprojekt. Es markiert den Einstieg in eine neue Art, IT und Business zu denken: datenbasiert, transparent und strategisch. Gemeinsam mit Leading Lights wird APM mit Ardoq zu einem kontinuierlichen Prozess, in dem Daten automatisch aktualisiert, Beziehungen sichtbar und Entscheidungen nachvollziehbar werden. So schaffen wir für unsere Kunden eine stabile Basis, auf der sich Veränderungen wie Cloud-Migration, Kostenoptimierung, KI-Integration oder Sicherheitsstrategien gezielt und sicher steuern lassen.

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APM überzeugt durch Pragmatismus und sofort erkennbaren Mehrwert: Mit Leading Lights an Eurer Seite verfolgt Ihr das klare Ziel, Transparenz zu schaffen, verbindet Business und IT auf natürliche Weise und legt das Fundament für alle weiteren Schritte – von Architektur-Governance bis hin zur digitalen Transformation.